Slik jobber vi i Festus Eventbyrå
Et arrangement blir sjelden bedre enn forarbeidet. Derfor bruker vi tid på å forstå hva dere vil oppnå før vi foreslår form og innhold. Vi kan ta ansvar for hele arrangementet, fra første idé til gjennomføring, eller bidra på de delene dere trenger hjelp med.
Det hele starter med en prat
I den første dialogen vil vi først og fremst forstå hva dere ønsker å oppnå med arrangementet, ikke bare hva dere ønsker å bestille.
Dere når oss enkelt på telefon, e-post eller forespørsel via nettsiden. Vi svarer dere normalt innen ett døgn, og gjerne samme dag. Dere trenger ikke ha alt klart før dere tar kontakt.
Den første praten handler også om hvordan vi fungerer sammen. Et arrangement planlegges gjerne over tid, og da betyr kjemi, tillit og god kommunikasjon mye.
Jo tidligere vi kommer inn, desto flere muligheter har vi å spille på.
Vi tar arrangementet fra idé til gjennomføring
Et typisk samarbeid kan beskrives i seks steg.
- Kartlegging. Vi avklarer mål, deltakere, dato, behov og rammer.
- Forslag og konsept. Vi utvikler forslag til form, konsept, program og innhold.
- Planlegging og leverandører. Vi får lokale eller destinasjon, mat, teknikk, transport, aktiviteter, underholdning og øvrige leveranser til å henge sammen.
- Detaljer, påmelding og deltakerkommunikasjon. Vi setter kjøreplan og tidsskjema, og sørger for nødvendig informasjon og oppfølging av deltakerne.
- Gjennomføring. Vi følger opp arrangementet og flyten på dagen, slik at dere kan være til stede sammen med gjestene deres.
- Evaluering og erfaring videre. Ved behov evaluerer vi arrangementet og tar erfaringene med oss videre.
Omfanget varierer fra prosjekt til prosjekt. Leveransen kan blant annet omfatte:
- Konsept og idé
- Prosjektledelse
- Lokaler og destinasjon
- Program og innhold
- Aktiviteter og teambuilding
- Underholdning
- Mat og drikke
- Teknikk
- Transport og logistikk
- Deltakerhåndtering og påmelding
- Deltakerkommunikasjon
- Visuell utforming og profilering
- Bemanning
- Gjennomføring
Påmelding og deltakerkommunikasjon kan dere overlate til oss
Ønsker dere det, tar vi ansvar for deltakerhåndteringen før og under arrangementet. Det kan omfatte:
- Elektroniske invitasjoner og påmelding
- Deltakerlister og oppfølging av påmeldte
- Påminnelser
- Praktisk informasjon før arrangementet
- Innhenting av allergier, transportbehov, aktivitetsvalg og andre opplysninger
- Løpende informasjon og oppdateringer fram mot dagen
Vi tilbyr også en event-app. Der finner deltakerne:
- Program og tider
- Praktisk informasjon
- Svar på vanlige spørsmål
- Informasjon tilpasset den enkelte, for eksempel egne tider, transport, gruppe eller aktiviteter
Noen kunder håndterer deltakerkommunikasjonen selv, mens andre lar oss ta hele eller deler av jobben.
Dere får folkene arrangementet trenger
Dere får én hovedansvarlig prosjektleder, og forholder dere i hovedsak til denne personen gjennom hele prosjektet. Festus er et lite og sammensveiset team, og vi kobler inn flere fra Festus og samarbeidspartnere etter behov og kompetanse. Dere skal likevel slippe å forholde dere til mange forskjellige personer. Som regel er prosjektlederen også med under selve arrangementet.
Det lille ekstra er sjelden noe stort. Det handler ofte om å se hva som trengs og ta tak i det. Må en av oss trå til et annet sted enn planlagt for at helheten skal fungere, gjør vi det.
Se hvem dere kommer til å jobbe med.
Fem ting gjør oppstarten enklere
Dere trenger ikke komme med et ferdig arrangement. Ofte er nettopp jobben vår å hjelpe dere med å finne riktig form, innhold og ambisjonsnivå innenfor rammene dere har. Men noen rammer gjør det lettere å komme i gang:
- Hva arrangementet skal gjøre for menneskene som er der, og hvem de er
- Dato eller aktuelt tidsrom
- Omtrentlig antall deltakere
- Sted, område eller destinasjon dere ser for dere
- En budsjettramme
Har dere allerede tanker om type arrangement, eller erfaringer fra tidligere om hva som fungerte og ikke, tar vi gjerne imot det også. Er noe uklart, finner vi ut av det sammen i starten.
Hvert arrangement gjør det neste bedre
Etter arrangementet bruker vi gjerne en elektronisk evaluering. Noen ganger gjør vi det for vår egen del, for å lære. Andre ganger fordi dere ønsker tilbakemeldinger fra deltakerne.
Erfaringene tar vi med oss videre. Flere av kundene våre har jobbet med Festus i 15–20 år. Når vi kjenner virksomheten, kulturen og menneskene godt, kan vi utvikle neste arrangement på bakgrunn av det vi allerede vet.
For noen betyr det at flere arrangementer gjennom året sees i sammenheng, fra kickoff og konferanse til sommerfest, firmatur og julebord.
Hva styrer prisen?
Prisen avhenger av arrangementet og hvor mye dere ønsker at Festus skal ta ansvar for.
Antall deltakere, sted, varighet, innhold, teknikk, transport, mat, drikke og underholdning påvirker totalen. En mindre intern samling og en stor konferanse er to ulike regnestykker.
Det er uforpliktende å be om et forslag. Honorar for prosjektledelse løper først når jobben er signert og vi har et konkret prosjekt å arbeide videre med. Den innledende dialogen fram til et forslag koster dere altså ingenting.
Når målet og rammene er avklart, setter vi sammen et forslag. Hvor lang tid det tar, avhenger av hvor komplekst arrangementet er, men normalt har dere et konkret tilbud innen fem virkedager etter brief eller møte.
